Met FForm kunnen documenten snel, eenvoudig en gecontroleerd digitaal worden ingevuld en ondertekend, rechtstreeks vanuit een kostenefficiënt documentmanagementsysteem.
Waar gangbare oplossingen zoals SharePoint, OneDrive of Google Drive vooral gericht zijn op opslag en delen, ontbreekt het aan eenvoudige, gecontroleerde toegang en geïntegreerde digitale afhandeling; alternatieven zoals Adobe Acrobat bieden dit wel, maar vereisen vaak complexe en kostbare integraties, waardoor organisaties dit zelden volledig inrichten en particulieren er meestal helemaal geen toegang toe hebben.
Eenvoudig in gebruik
Iedereen kan er direct mee aan de slag. Documenten worden intuïtief ingevuld en ondertekend en automatisch online opgeslagen, zonder ingewikkelde stappen of uitleg.
Werk met uw bestaande documenten
Maak uw eigen bestaande documenten direct beschikbaar. U hoeft niets opnieuw te ontwerpen of aan te passen. Upload uw documenten en gebruik ze meteen binnen een digitale workflow.
Document management
Directe toegang tot continu bijgewerkte documentatie in de cloud met Onlinedossiers.
Snel documenten bijwerken en herpubliceren
Breng wijzigingen aan in uw document en zet de bijgewerkte versies direct opnieuw uit.
Beperk kostbare fouten
Door digitaal te werken kunt u gegevens beter verzamelen en verwerken, waardoor de kans op fouten afneemt.
Juridisch geldige handtekening
De elektronische handtekening van FForm voldoet aan het eerste niveau van beveiliging en juridische erkenning van een documenthandtekening. Onlinedossiers vereist MFA (Multi-Factor Authenticatie) en houdt een audit trail bij, dus krijgt de handtekening extra juridische waarde.
"Mensen kunnen dit zeer gemakkelijk oppakken. Ik zou het aan iedereen aanbevelen, zowel privé als zakelijk, in elke sector."
Jordy Kreeft
Thompres
Ondersteunt QR-codes
Krijg met één scan direct toegang tot een specifiek document. Zo is altijd de juiste informatie snel en eenvoudig beschikbaar.
Ondersteunt zoeken
Vind direct informatie binnen een document. U hoeft niet meer te scrollen.
Ondersteunt alle PDF-types
Annoteer en onderteken elk PDF-bestand. FForm ondersteunt alle gangbare bestandstypen, zodat u met elk document kunt werken zonder beperkingen.
Ondersteunt invulbare PDF-formulieren
Invulbare PDF-formulieren zijn sneller en gebruiksvriendelijker, en zorgen voor 100% duidelijke en goed leesbare ingevulde tekst.
""Dit is net zo eenvoudig als notities maken met pen en papier, maar veel beter omdat het document zonder extra moeite digitaal wordt opgeslagen."
Remco Alberts
Product owner
Onze klanten
Door de jaren heen heeft Thompres veel kennis opgebouwd binnen diverse industrieën, waaronder Aerospace, Maritiem en Oil & Gas. FForm is een krachtige en generieke tool die toegevoegde waarde creëert voor succesvolle bedrijven in uiteenlopende sectoren:
✓ Finance, verzekeringen en hulpverleningsinstanties
✓ Medische sector
✓ Automotive
✓ Aerospace
✓ Maritiem
✓ Oil & Gas
Wilt u weten hoe FForm u en/of uw organisatie kan helpen?
Veelgestelde vragen
FForm kan alleen functioneren in combinatie met een DMS (Document Management System). Onlinedossiers is een DMS en is gebouwd op een hoogbeveiligde cloudomgeving. Zowel FForm als Onlinedossiers zijn ontwikkeld met de nieuwste beschikbare technologieën, waarbij gebruiksgemak de hoogste prioriteit heeft.
Onlinedossiers-gebruikers waarderen FForm vanwege de gebruiksvriendelijke maar unieke annotatie- en ondertekenfuncties, die niet beschikbaar zijn in de Onlinedossiers webinterface. Daarom promoot DocLink FForm als een add-on.
FForm-gebruikers waarderen Onlinedossiers omdat het helpt documenten eenvoudig en veilig te beheren en te delen, en omdat het beschikt over slimme notificaties.
Hieronder vindt u enkele veelvoorkomende typen documenten die met FForm kunnen worden geannoteerd en ondertekend:
- Inspectieformulieren (bijv. service, brandveiligheid, oplevering)
- Inbedrijfstellings- en testdocumentatie
- Acceptatietestdocumentatie*
- Registratieformulieren
- Financiële overzichten*
- Belastingaangiften*
- Arbeidsovereenkomsten*
* Deze documenten vereisen (meerpartijen)ondertekening.
Een elektronische handtekening of digitale handtekening is de elektronische variant van een handgeschreven handtekening.
Veel landen, waaronder Nederland, hebben de eIDAS-verordening (Electronic Identification, Authentication and Trust Services) geïmplementeerd. eIDAS is een EU-verordening voor elektronische identificatie en vertrouwensdiensten voor elektronische transacties binnen de Europese interne markt. Deze wet bepaalt dat een digitale handtekening dezelfde rechtsgevolgen heeft als een handgeschreven handtekening.
Er zijn drie verschillende typen digitale handtekeningen beschikbaar:
- Eenvoudige elektronische of digitale handtekening (SES) (soms aangeduid als een basis- of gewone elektronische of digitale handtekening)
- Geavanceerde elektronische of digitale handtekening (AES)
- Gekwalificeerde geavanceerde elektronische of digitale handtekening (QES)
Het verschil tussen de eIDAS-typen handtekeningen zit voornamelijk in het beveiligingsniveau en de complexiteit van het systeem voor identiteitsverificatie van de ondertekenaar. De kracht van de handtekening ligt dus in de mate van zekerheid die zij biedt over de identificatie van de ondertekenaar en het bewijs dat het document daadwerkelijk het ondertekende document is.
Let op: bij SES en AES ligt de bewijslast bij de organisatie. Bij QES ligt de bewijslast bij de ondertekenaar.
De elektronische handtekening van FForm voldoet aan het eerste niveau van beveiliging en juridische erkenning van een documenthandtekening (oftewel SES). De handtekening krijgt echter een hogere juridische waarde doordat FForm gebruikmaakt van DocLink. DocLink voegt multi-factor authenticatie toe, ondersteunt documentversiebeheer en houdt een audit trail bij. Dit noemen wij de Progressieve elektronische of digitale handtekening (PES).
Organisaties vaak standaard kiezen voor het hoogste beveiligingsniveau, terwijl dit in de praktijk niet altijd nodig is en zelfs contraproductief kan werken. Het kiezen van het meest geschikte type handtekening is een afweging tussen toegankelijkheid, gebruiksvriendelijkheid, zekerheid over de identiteit van de ondertekenaar en risicobeperking.
FForm biedt op dit moment geen AES- of QES-handtekeningen aan. In combinatie met Onlinedossiers biedt FForm echter zeer waarschijnlijk een passend niveau van geldigheid en beveiliging voor uw specifieke use case. AES wordt met name aanbevolen voor grote financiële transacties of voor het ondertekenen van documenten met aanzienlijke juridische gevolgen. QES is in bepaalde use cases wettelijk verplicht.
FForm zou AES en QES kunnen implementeren (met externe oplossing via API). Neem contact met ons op indien u deze functionaliteit nodig heeft.
Een PDF-bestand (zonder formuliervelden) is tegenwoordig een van de meest gebruikte bestandstypen. FForm stelt u in staat om elk PDF-bestand zonder formuliervelden te annoteren en te ondertekenen met een digitale pen. Om dit probleemloos te laten werken, is het juiste apparaat vereist. Lees hiervoor het onderdeel ‘Welke apparaten worden ondersteund?’.
Invulbare PDF-formulieren zijn sneller en gebruiksvriendelijker. Ze bieden 100% duidelijke en goed leesbare tekst op het scherm. Een invulbaar PDF-formulier is het voorkeursbestandsformaat voor elk apparaat, met name voor apparaten met een scherm kleiner dan 10 inch of wanneer een digitaal pen niet wordt ondersteund.
Ja, dat kan. Of het nu gaat om een scan of een formulier dat is gemaakt met Microsoft Word, Excel of een andere applicatie: u kunt het slimmer maken door tekstvelden en handtekeningvelden toe te voegen.
Een formulier dat is gemaakt met OpenOffice of LibreOffice kan (gratis) worden geëxporteerd naar een invulbaar PDF-formulier. Een formulier dat is gemaakt met Microsoft Word of Excel kan niet rechtstreeks worden geëxporteerd naar een invulbaar PDF-formulier. Hiervoor is een PDF-formulierbouwer nodig (bijvoorbeeld Adobe Acrobat). Voor meer informatie en stapsgewijze instructies, zie https://www.ionos.com/digitalguide/online-marketing/online-sales/create-fillable-pdf-forms/
FForm werkt probleemloos op elk modern apparaat met Android, Windows of iOS.
Android- en iOS-apparaten kunnen FForm zelfs gebruiken zonder installatie, aangezien het als Instant App beschikbaar is.
Invulbare PDF-formulieren zijn eenvoudig in te vullen via een touchscreen en vereisen geen digitale pen.
Wilt u een standaard PDF (niet-invulbaar PDF-formulier) annoteren en/of ondertekenen, dan is een smartphone of tablet in combinatie met een digitale pen vereist. Wij adviseren hier het gebruik van een tablet met een scherm van 10 inch of groter en een moderne, snelle digitale pen. Op dit moment bevelen wij de volgende tablets aan:
- Samsung Galaxy Tab Active Pro (Android)
- Microsoft Surface Pro (Windows)
QR-codes bieden directe toegang tot relevante documentatie.
Stel u het volgende onderhoudsscenario voor: een elektricien scant met een tablet een QR-code op een apparaat. Binnen een seconde verschijnt de bijbehorende, apparaatspecifieke informatie op het scherm. Dit kan een enkel document zijn, of een map met alle beschikbare documentatie, zoals onderhoudsinstructies, schema’s, handleidingen, checklists en meer.
Met FForm kunnen gebruikers in de app eenvoudig QR-codes genereren die linken naar een dossier, een map of een document. De gegenereerde QR-codes kunnen worden geprint op labels en op een fysiek object worden aangebracht. Op verzoek kunnen ook bestaande QR-codes, barcodes en typeplaatjes met serienummers worden geïntegreerd.
Let op: labels zijn verkrijgbaar in veel verschillende varianten. Stuur ons gerust een e-mail als u ondersteuning nodig heeft. Wij adviseren u graag en kunnen desgewenst de juiste labels leveren.
